【会议费报销管理制度-20240623225457】为规范公司内部会议费用的报销流程，提高资金使用效率，确保各项支出符合财务制度和公司管理要求，特制定本《会议费报销管理制度》。本制度适用于公司各部门及下属单位在开展各类会议过程中所产生的相关费用报销管理。

一、适用范围

本制度适用于公司所有因业务需要召开的会议，包括但不限于：部门例会、项目协调会、工作总结会、培训会议、客户交流会等。会议形式可为线上或线下，涵盖内部会议与外部合作会议。

二、报销原则

1. 合规性原则：所有会议费用必须符合国家财税政策及公司财务制度，严禁虚报、冒领、重复报销等行为。

2. 必要性原则：会议应具备明确的目的和内容，不得随意安排，避免不必要的开支。

3. 节约性原则：合理控制会议规模和费用标准，提倡节俭办会，杜绝铺张浪费。

4. 真实性原则：报销材料必须真实有效，确保票据来源合法、内容完整。

三、报销标准

1. 交通费用：参会人员往返会议地点的交通费用（如高铁、飞机、出租车等），按实际发生金额报销，需提供正规发票。

2. 住宿费用：参会人员因会议需要产生的住宿费用，按公司规定的标准执行，超出部分需经审批后方可报销。

3. 餐饮费用：会议期间的用餐费用，按照“谁主办、谁承担”的原则，原则上由会议组织方统一安排，凭正规发票报销。

4. 场地租赁费用：如会议需租用场地，须提前申请并附上合同及发票，经审批后方可报销。

5. 其他费用：如会议资料印刷、设备租赁、宣传品制作等，应事先报备并保留相关凭证。

四、报销流程

1. 事前申请：会议举办前，由主办部门填写《会议费用申请表》，明确会议时间、地点、人数、预算及用途，并提交至财务部备案。

2. 费用发生：会议结束后，相关人员应及时收集并整理相关票据，确保单据齐全、清晰。

3. 报销审核：将整理好的票据及相关资料提交至财务部，由财务人员进行初审，确认无误后进入审批流程。

4. 审批流程：根据费用金额大小，需依次经过部门负责人、财务主管、分管领导审批，重大事项需报总经理批准。

5. 费用支付：经审批通过后，财务部将按公司财务流程办理付款手续。

五、监督管理

1. 财务部负责对会议费用报销情况进行定期核查，发现异常情况及时上报。

2. 对于虚假报销、违规操作的行为，一经查实，将依据公司相关规定追究责任。

3. 各部门负责人应加强对本部门会议费用的管理，确保制度落实到位。

六、附则

本制度自发布之日起施行，由公司财务部负责解释和修订。各部门应认真学习并严格执行，共同维护公司财务秩序和资金安全。

附件：

1. 《会议费用申请表》

2. 《会议费用报销单》

3. 《会议费用审批流程图》

（注：本制度版本号为“20240623225457”，可根据实际需要进行更新和调整。）