为提升公司内部文档管理的科学性与规范性，确保各类文件在流转、归档及使用过程中具备可追溯性与统一性，特制定本《公司文件编号管理规范》。本制度适用于公司所有部门在日常运营中涉及的各类正式文件、通知、报告、制度、会议纪要等文档的编号管理。

一、文件编号的基本原则

1. 唯一性：每份文件应拥有唯一的编号，避免重复或混淆。

2. 系统性：文件编号应体现文件类型、所属部门、发布年份等关键信息，便于分类与检索。

3. 可扩展性：编号体系应具备良好的扩展能力，以适应公司发展带来的文件数量增长。

4. 简洁性：编号结构应简明清晰，便于识别与记忆。

二、文件编号的构成方式

文件编号由以下几部分组成：

- 部门代码：代表文件起草或发布的部门，如“HR”表示人力资源部，“FIN”表示财务部，“IT”表示信息技术部等。

- 文件类别代码：用于区分不同类型的文件，例如“ZD”表示制度文件，“TZ”表示通知，“BG”表示报告，“JY”表示会议纪要等。

- 年份：采用四位数字表示文件发布的年份，如“2025”。

- 序号：按年度顺序递增，用三位数字表示，如“001”、“002”等。

示例：HR-ZD-2025-001 表示人力资源部于2025年发布的第1份制度类文件。

三、文件编号的使用规范

1. 所有正式文件在发布前必须完成编号，并在文件首页或标题处明确标注。

2. 文件编号不得随意更改或删除，如有特殊情况需变更，须经相关部门负责人审批并备案。

3. 各部门应建立文件编号登记台账，记录文件名称、编号、发布日期、责任人等信息，确保资料可查。

4. 文件编号应统一纳入公司档案管理系统，实现电子化管理，提高查找效率。

四、责任分工

1. 综合管理部：负责制定和更新文件编号规则，监督执行情况，定期检查各部门文件管理状况。

2. 各部门负责人：负责本部门文件的编号申请、审核与归档工作，确保文件管理符合公司规定。

3. 文件起草人/发布人：负责按照规范进行文件编号，并确保编号准确无误。

五、附则

1. 本规范自发布之日起实施，原有相关文件编号方式不再适用。

2. 本规范由综合管理部负责解释和修订。

通过严格执行文件编号管理制度，公司将有效提升内部办公效率，强化文档管理的标准化水平，为企业的规范化运作提供有力保障。