在企业运营过程中，赠品作为一种常见的营销手段，被广泛用于吸引客户、提升品牌形象以及促进销售。然而，赠品的采购管理若缺乏规范，不仅可能导致资源浪费，还可能引发内部管理混乱和财务风险。为此，建立一套科学、系统的《采购赠品管理制度》显得尤为重要。

本制度旨在明确赠品采购的流程、职责分工、审批权限及后续管理要求，确保赠品采购工作的合规性、透明性和高效性，同时降低企业运营成本，提升整体管理水平。

一、适用范围

本制度适用于公司所有涉及赠品采购的相关部门及人员，包括市场部、采购部、财务部及使用部门等。凡因业务需要而进行的赠品采购行为，均需依照本制度执行。

二、采购原则

1. 需求导向：赠品采购应以实际业务需求为出发点，避免盲目采购或库存积压。

2. 质量优先：所选赠品应具备良好的品质保障，符合相关行业标准及法律法规要求。

3. 成本控制：在保证质量和效果的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效率。

4. 合规合法：采购过程必须遵守国家相关法律法规，确保操作合法合规。

三、职责分工

1. 市场部/销售部：负责提出赠品需求申请，明确赠品种类、数量及使用场景。

2. 采购部：根据需求计划进行市场调研、供应商比价、合同签订及采购执行。

3. 财务部：负责审核采购预算、支付款项及账务处理。

4. 仓储部：负责赠品的入库、保管及出库管理，确保实物安全。

5. 审计/监察部：对采购过程进行监督，防范舞弊行为，确保制度落实到位。

四、采购流程

1. 需求申请：由使用部门填写《赠品采购申请单》，说明采购目的、数量、用途及预期效果，并附上相关支持材料。

2. 审批流程：申请单需经部门负责人初审，报分管领导批准后方可进入采购环节。

3. 供应商选择：采购部根据申请内容进行市场调研，筛选合格供应商，进行价格比较与资质审查。

4. 合同签订：确定供应商后，双方签订正式采购合同，明确交货时间、质量标准、付款方式等内容。

5. 验收与入库：货物到货后，由仓储部组织验收，确认数量、质量无误后办理入库手续。

6. 财务结算：采购完成后，由财务部按照合同约定进行付款，并做好相关账务处理。

五、赠品管理要求

1. 分类管理：根据赠品性质进行分类登记，便于后续管理和调拨。

2. 定期盘点：定期对赠品库存进行清点，确保账实相符，防止流失或浪费。

3. 使用记录：赠品发放需有详细记录，包括领取人、时间、用途等信息，便于追溯与审计。

4. 报废处理：对于过期、损坏或无法使用的赠品，应按规定程序进行报废处理，避免造成不必要的损失。

六、监督与考核

公司应将赠品采购管理纳入绩效考核体系，对各相关部门及人员的执行情况进行定期评估。对违反本制度的行为，视情节轻重给予相应处理，严重者将追究法律责任。

七、附则

本制度自发布之日起施行，由采购部负责解释和修订。各部门应认真学习并严格执行，确保制度落地见效，为企业健康稳定发展提供有力保障。

通过以上制度的建立与实施，企业能够有效规范赠品采购流程，提升管理效率，降低运营风险，为实现更好的市场推广效果打下坚实基础。