在企业日常运营中,印章的管理和使用是一项重要的工作。为了确保印章使用的规范性和安全性,特制定以下印章使用流程图,以供参考。
一、申请使用印章
1. 使用人需填写《印章使用申请表》,明确说明用印事由、文件名称及份数等信息。
2. 提交至部门负责人审批,确认是否同意用印。
3. 部门负责人签字后,将申请表提交至行政管理部门审核。
二、印章管理员核实
1. 印章管理员接收申请表后,核对用印事项与实际需求是否一致。
2. 确认无误后,在《印章使用登记簿》上记录用印时间、事由等内容。
3. 检查文件内容是否完整、准确,避免出现错误或遗漏。
三、用印操作
1. 将需要盖章的文件放置于固定位置,确保文件平整无褶皱。
2. 印章管理员亲自加盖印章,不得委托他人代为操作。
3. 盖章时用力均匀,保证字迹清晰可辨。
四、归档管理
1. 用印完成后,将已盖章的文件复印一份留底存档。
2. 对原件进行检查,确保印章位置正确且无模糊现象。
3. 定期整理并归档所有用印记录及相关资料,便于日后查阅。
五、注意事项
1. 严禁私自携带印章外出使用,确因工作需要必须经领导批准,并由两人以上共同前往。
2. 如遇特殊情况需紧急用印,可先电话请示相关领导同意后先行办理,事后补办手续。
3. 发现印章丢失或被盗情况应立即上报,并采取相应措施防止损失扩大。
通过以上流程图可以看出,印章的使用并非简单地拿起就盖,而是需要经过严格的程序来保障其合法性和有效性。希望每位员工都能严格遵守相关规定,共同维护公司利益不受损害。