在商业往来中，扣款通知函是一种常见的正式文件，用于向相关方说明扣款的原因、金额以及具体的处理方式。无论是企业内部管理还是与外部合作伙伴的沟通，一封清晰、专业的扣款通知函都能有效避免不必要的误解和纠纷。以下是扣款通知函的基本格式及一份实用的范文供参考。

扣款通知函的基本格式

1. 标题

在文档顶部居中写明“扣款通知函”或“关于扣款的通知”。

2. 发函单位信息

写明发送扣款通知函的单位名称、地址、联系方式等基本信息。

3. 收函单位信息

明确接收通知函的对方单位名称、地址及相关联系人信息。

4. 正文部分

- 开头简要概述扣款的原因和依据；

- 详细列出扣款的具体金额及计算依据；

- 提出希望对方配合解决的方式或时间要求；

- 如有需要，附上相关的证明材料或附件清单。

5. 结尾

表达期待合作的态度，并注明回复期限或其他必要事项。

6. 落款

包括单位公章、日期以及经办人的签名或职位信息。

范文示例

扣款通知函

致：XX公司

地址：XXX市XXX区XXX路XXX号

尊敬的贵公司领导：

您好！

因贵公司在合作过程中未能按照合同约定及时履行部分义务（如延迟交货），导致我司产生额外成本支出共计人民币XXXX元。根据双方签订的合作协议第X条相关规定，现特此通知贵公司需承担上述费用。

具体扣款明细如下：

- 延迟交货导致的仓储费：XXXX元

- 额外运输费用：XXXX元

- 其他损失补偿：XXXX元

请贵公司在收到本通知函后五个工作日内将上述款项汇至以下账户：

户名：XXX有限公司

开户行：XXX银行XXX支行

账号：XXXXXXXXXXXX

如有异议，请于接到本通知函之日起三日内提出书面说明并提供相应证据，逾期未作回应则视为默认接受本次扣款安排。

感谢贵公司的理解与支持！期待我们继续保持良好的合作关系。

此致

敬礼！

XXX有限公司

2023年XX月XX日

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