引言

在现代企业管理和组织运作中，文书档案管理是一项至关重要的基础工作。它不仅关系到信息资源的有效利用，还直接影响到工作效率和决策质量。因此，建立一套科学合理的文书档案管理制度显得尤为重要。本文旨在提供一个适用于各类企事业单位的文书档案管理制度范本，以帮助相关机构完善其内部管理体系。

一、总则

第一条 目的与意义

为规范本单位文书档案管理工作，确保文件资料的安全完整及高效利用，特制定本制度。

第二条 适用范围

本制度适用于所有涉及文书档案收集、整理、保管、借阅等活动的相关部门和个人。

第三条 基本原则

坚持“统一领导、分级负责”的原则；遵循“及时归档、分类存放、安全保密”的基本要求。

二、职责分工

（一）领导层职责

由单位负责人或指定负责人全面领导文书档案管理工作，并定期检查制度执行情况。

（二）职能部门职责

设立专门的档案管理部门，具体承担日常管理任务，包括但不限于：

- 文件接收与登记；

- 分类整理与编目；

- 定期检查与维护。

（三）员工个人职责

每位员工都有义务按照规定及时提交工作过程中产生的各类文件，并配合完成归档工作。

三、具体操作流程

（一）文件收集

1. 所有正式对外发出或内部流转的重要文件均需纳入归档范围。

2. 对于电子文档，应同时保存原始格式版本及转换后的PDF版。

3. 每份文件都必须附带详细的来源说明和日期标注。

（二）整理分类

根据内容性质将文件分为永久性档案（如公司章程）、长期性档案（如年度财务报表）和短期性档案（如会议纪要）。然后按时间顺序排列编号存档。

（三）存储保护

采用专用柜架存放纸质档案，并配置温湿度控制设备；对于电子档案，则需建立独立服务器并采取加密措施防止非法访问。

四、借阅管理

（一）申请程序

任何需要查阅档案者均须填写《档案借阅申请表》，经审批同意后方可领取所需材料。

（二）使用规则

1. 借出期间不得随意涂改或复印；

2. 返回时须核对无误后再签字确认；

3. 超过规定期限未归还者将予以警告直至取消资格。

五、监督检查

（一）定期审查

每季度末由档案管理部门牵头开展一次全面清查活动，确保账实相符。

（二）违规处理

一旦发现违反本制度的行为，视情节轻重给予相应处罚，包括但不限于批评教育、经济赔偿等。

六、附则

第十四条 修改权限

本制度由单位最高管理层负责修订和完善，未经批准不得擅自更改。

第十五条 生效日期

自发布之日起正式施行。

以上即为文书档案管理制度范本的主要框架内容。希望各单位能够结合自身实际情况灵活运用此模板，从而建立起更加健全高效的文书档案管理体系。