为了规范公司内部的人事管理工作，确保员工信息的完整性和安全性，特制定本制度。本制度旨在明确员工人事档案管理的具体流程和责任分工，以提高工作效率，保障公司与员工的合法权益。

一、档案管理范围

本制度适用于公司所有在职及离职员工的人事档案管理。档案内容包括但不限于以下方面：

- 员工基本信息（如姓名、性别、出生日期、身份证号等）；

- 教育背景、培训经历；

- 工作经历及职位变动记录；

- 各类合同文件（劳动合同、保密协议等）；

- 考核评价资料；

- 奖惩记录；

- 社保及公积金缴纳记录；

- 离职手续办理材料。

二、档案管理职责

1. 人力资源部负责整体人事档案的建立、更新、保管及销毁工作。

2. 各部门负责人需配合人力资源部完成相关档案信息的收集与核实。

3. 每位员工有义务提供真实有效的个人信息，并及时更新变动情况。

三、档案管理流程

1. 档案建立：新入职员工需提交完整的个人资料，由人力资源部审核后归档。

2. 档案维护：定期检查档案完整性，及时补充或修正错误信息。

3. 档案查阅：仅限于工作需要时进行查阅，且必须经过授权批准。

4. 档案保存期限：在职期间持续保存；离职后至少保留两年。

四、档案安全保障措施

1. 所有人事档案均需存放在指定的安全柜中，并设置密码保护。

2. 严禁未经授权人员接触档案，违者将追究法律责任。

3. 定期对档案存储设备进行检查维护，防止数据丢失或损坏。

五、违规处理

对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款甚至辞退等处罚。同时，若因不当操作导致公司利益受损，责任人还需承担相应的经济赔偿责任。

六、附则

本制度自发布之日起实施，最终解释权归公司人力资源部所有。如有修改，将以正式公告形式通知全体员工。

通过严格执行上述制度，我们希望能够在公司范围内建立起一套科学合理、高效有序的人事档案管理体系，为公司的长远发展奠定坚实基础。

以上即为《公司员工人事档案管理制度》的内容概要，希望能帮助您更好地理解和执行相关规定。如果您有任何疑问或建议，请随时联系人力资源部。